Psychologie obchodní komunikace

Dnes mají podnikatelé mnoho způsobů, jak komunikovat se zákazníky, kolegy a dalšími zainteresovanými stranami. Porozumění povaze obchodní komunikace může pomoci při dosahování cílů společnosti a při jejím každodenním řízení.

V psychologii termín "komunikace" znamená výměnu informací mezi lidmi prostřednictvím společného systému symbolů. Tato definice komunikace zahrnuje dva aspekty:

• Za prvé, je tu něco, co je přenášeno, například fakta, pocity, nápady a tak dále. To znamená, že v procesu komunikace musí někdo obdržené informace obdržet.
• Zadruhé, výše uvedená definice zdůrazňuje prvek porozumění v procesu komunikace. Pochopení bude dosaženo pouze tehdy, když ji příjemce zprávy chápe ve stejném smyslu jako odesílatel. Správný výklad zprávy je tedy velmi důležitý.

Obchodní komunikace je výměna informací, faktů a nápadů souvisejících s podnikáním. V tomto věku globalizace, každý podnik, velký nebo malý, vyžaduje řádnou obchodní komunikaci, a to jak ve vnitřním, tak v externím prostředí.

Mezi hlavní charakteristiky obchodní komunikace patří následující složky:

• Segmentace I v malých organizacích by bylo chybou předpokládat, že všichni zaměstnanci mají stejné potřeby, zájmy a touhy, pokud jde o obchodní komunikaci. Efektivní obchodní komunikace je segmentována tak, aby vyhovovala potřebám konkrétního publika. Například zaměstnanci pracující v administrativním prostředí budou mít různé potřeby a odlišný přístup k informacím než zaměstnanci pracující ve výrobním prostředí.
• Konkrétnost. Efektivní obchodní komunikace by měla být specifická a čím konkrétnější je, tím více splňuje její specifičnost.
• Přesnost Pokud jsou informace nepřesné, ztrácí se důvěryhodnost. Odesílatel těchto informací také ztrácí důvěru. Efektivní obchodní komunikace by měla být přesná jak z hlediska přenášeného obsahu, tak iz hlediska jednoduchých věcí, které zahrnují gramatiku, pravopis a interpunkci.
• Včasnost Zaměstnanci by si měli být vědomi toho, co se děje v jejich organizacích a ve vnějším prostředí, protože se jich dotýká. Komunikace včas se zaměstnanci je obtížnější než kdy dříve, ale je důležitá pro efektivní obchodní komunikaci.

• Opakovatelnost. Pokud je zpráva odeslána pouze jednou, nemůžete si být jisti, že se dostala k příjemci. Efektivní obchodní komunikace vyžaduje častou komunikaci, aby všichni zaměstnanci měli potřebné informace. Kromě toho se zaměstnanci mění, někteří odcházejí, jiní se připojují ke společnosti a to vše vyžaduje aktualizaci informací.
• Vícekanálové. Obchod má mnoho komunikačních kanálů - od tradičních (tisk, nástěnky, schůzky) až po nové (e-mail, blogy, stránky sociálních sítí). Všechny tyto kanály musí být použity k zajištění toho, aby zaměstnanci dostávali informace v různých podmínkách.
• Okamžitě Podle odborníků je přímá komunikace stále nejefektivnější a měla by být používána, kdykoli je to možné. Samozřejmě, ve velmi velkých organizacích to může být obtížné, ale i pak mohou alternativy zahrnovat videokonference nebo používání webinárů.
• Dostupnost zpětné vazby. Zaměstnanci by měli mít možnost podělit se o své názory, názory a myšlenky s manažery a zaměstnavateli. Dvoustranná komunikace je účinná jak pro zaměstnance, tak pro zaměstnavatele.

Někdy musíte pracovat s někým, komu se vám nelíbí, nebo s kým nemůžete stát. Pro vaši práci je však důležité udržovat s nimi dobré obchodní vztahy. V tomto případě se pokuste poznat osobu. Pravděpodobně dobře ví, že se vám nelíbí, takže udělejte první krok: začněte s důvěrným rozhovorem, nebo ho pozvěte, aby spolu večeři. Během konverzace se zaměřte na hledání věcí, které můžete mít společné: zeptejte se na rodinu, zájmy, minulé úspěchy.

Firemní kultura je důležitá pro úspěšnou obchodní komunikaci. Přispívá k udržení obchodní etikety při práci, navíc výzkum v této oblasti ukazuje přímý vztah mezi firemní kulturou a obchodním obratem firem.

Odborníci nazývají šest základních psychologických principů obchodní komunikace:

• Vzájemnost. Vzájemnost v podnikání znamená vzájemné očekávání ve výměně hodnot. Pokud někdo dává něco, očekává se, že příjemce také dá něco na oplátku. Vzájemnost vytváří důvěru mezi partnery a jejich vztah k lepšímu.
• Přesvědčivost Znalost produktu, trendy, výsledky výzkumu v oblasti vyjednávání vás učiní mnohem přesvědčivějším. Je důležité ukázat své povědomí, abyste získali důvěru svého partnera.
• Povinnost. Vždy plnit své povinnosti, a to nejen písemné, ale také verbální. Pamatujte, že i handshake je symbolem souhlasu. Pokud zjistíte, že je těžké si vzpomenout, co jste řekli najednou nebo jinde, zapište si to. Uděláte dojem povinné osoby.
• Sekvence. Buďte vždy důslední ve svých činech a činech a nikdy nezměňte své obchodní principy.
• Usilování o shodu. Konsenzus znamená, že každý rozhodnutí přijímá a podporuje a chápe důvody jeho přijetí. Mezi partnery je možné dosáhnout konsensu, pokud mají společné hodnoty a cíle, a existuje mezi nimi dohoda o konkrétních otázkách a společném směru.
• Osobní sympatie. Jsme více nakloněni interakci s lidmi, kteří dávají jasně najevo, že nás mají rádi a v jejichž přítomnosti se cítíme významní. Fyzická přitažlivost v tom hraje určitou roli, ale podobnost je také velmi účinná. Apelujeme na ty lidi, kteří jsou podobní nám v šatech, věku, sociálně-ekonomickém statusu.

Komunikace je etická, je-li přímá, čestná a vzájemná. Pokud má komunikace za cíl skrývat pravdu nebo poškodit jinou osobu, nemůže být etická.

Ačkoli etika není stejná jako morálka, existuje mezi těmito koncepty silný vztah: morálka je představa o tom, co je správné a co je špatné, a etika jsou principy chování, které jsou ovlivňovány morálními vírami. Etika komunikace proto velmi závisí na morálních principech:

• Poctivost. Obecně řečeno, etická komunikace je čestná komunikace. Ačkoli tam jsou časy, kdy to by bylo více etické ležet, například, k údajnému vrahovi o pobytu potenciální oběti, tyto případy jsou spíše výjimkou než pravidlem. Kromě toho je upřímnost víc než jen pravda; znamená to být otevřený, dobrovolně poskytovat jakékoli informace, které máte, i když ohrožuje vaše vlastní krátkodobé zájmy. Důvěra v lidi úzce souvisí s poctivostí. Vytvoření prostředí důvěry je cestou k etické komunikaci v podnikatelském prostředí.
• Otevřenost. Otevřenost je jedním z klíčových bodů etické komunikace. V komunikaci to znamená být otevřený různým myšlenkám a názorům a být připraven vyjádřit své vlastní názory, i když neočekáváte, že budou přijaty.

• Věrnost. V souvislosti s podnikovou komunikací znamená loajalita přidělení potřebného času a zdrojů k úplnému projednání otázek. Teprve pak budou mít všichni možnost být vyslechnuti.
• Budování konsensu. Etická komunikace je zaměřena spíše na cíle než na status. Styl komunikace, ve kterém se jednotlivé skupiny spojují v protichůdných táborech a primárně se zaměřují na své vlastní zájmy, nedává organizaci jako celku nic. Etika pro organizaci je styl komunikace, ve které lidé hledají konsenzus, ne opozici, a zaměřují se na to, co mohou pro společnost udělat. Jelikož je tedy pomoc organizace morálním imperativem, dosažení konsensu je etickým stylem komunikace.

Předpokládá se, že existuje šest hlavních typů partnerů. Pro lepší přípravu na důležité konverzace je důležité vědět, jaký typ jste:

• Reflexní. Jste reflexní partner, pokud v procesu komunikace cítíte náladu svého partnera. Váš projev je měkký, klidný, citlivý, chápete partnera a chcete budovat vztahy s ostatními lidmi.
• Soudce. Jste partnerem typu „soudce“, pokud analyzujete témata a problémy, zjistíte hlavní body a pak je efektivně vysvětlíte ostatním. Vedete konverzaci a vedete ji přímo a přesvědčivě.
• Noble. Jste typem „ušlechtilého“ partnera, pokud se vám líbí otevřená komunikace, a pro ostatní lidi je snadné komunikovat s vámi. Jste také zaměřeni a vždy jděte rovnou do cíle.
• MP. Zástupce typu „zástupce“ je diplomatický a pro ukončení konfliktů používá komunikaci. On také mluví tiše, je okouzlující a dělá lidi cítí pohodlně.
• Sokrates. Zástupce typu Socrates se dobře orientuje v řešení problémů a přesvědčuje ostatní, má rád dlouhé debaty. Je podrobný a dobře informovaný a ostatní jeho názory oceňují i ​​ostatní.
• Oficiální. Zástupce tohoto typu využívá komunikaci, aby realizoval své sny a stal se úspěšným v práci i doma. Jedná se o bystrý a strategicky orientovaný typ.

Odborníci říkají, že existují čtyři základní komunikační styly: analytické, intuitivní, funkční a osobní. Žádný komunikační styl není inherentně lepší než jiný. Volba špatného stylu komunikace pro konkrétní publikum však může způsobit problémy:

• Analytický styl. Komunikace v analytickém stylu zahrnuje práci s tvrdými daty a reálnými čísly. Lidé, kteří komunikují v tomto stylu, se při konverzaci nevyjadřují. Velkým plusem analytického komunikačního stylu je, že můžete analyzovat problémy logicky a nestranně. To znamená, že lidé vidí, že jste dobře informováni a máte velké množství analytických zkušeností. Potenciální nevýhodou analytického komunikačního stylu je, že se vám může zdát, že je studený nebo necitlivý.
• Intuitivní styl. Komunikujete-li v intuitivním stylu, dáváte přednost tomu, abyste celý obraz zcela zakryli a vyhnuli se detailům, ze strachu, že se do nich zapadnete. To vám umožní raději jít přímo do srdce problému, než aby to bylo zvažováno ve fázích. Výhoda tohoto stylu spočívá v tom, že komunikujete rychle a přesně, snadno se ponoříte do velkých a složitých problémů.Nicméně, v situaci, která skutečně vyžaduje podrobnosti, možná nemáte dost trpělivosti.

• Funkční styl. Tento styl předpokládá metodiku, dostupnost podrobných plánů, přesná data. Lidé, kteří v tomto stylu komunikují, jsou dobrými umělci, kteří nic nechybí. Potenciální nevýhodou funkčního komunikačního stylu je, že můžete ztratit pozornost svého publika, zejména když mluvíte s intuitivními konverzačními uživateli.
• Osobní styl. Komunikace v osobním stylu, cítíte emocionální spojení s partnerem, a to vám umožní zjistit, co si opravdu myslí. Jste dobrý posluchač a dobrý diplomat, víte, jak vyhladit konflikty, udržovat dobré vztahy s mnoha lidmi. Tento styl vám umožní budovat hluboké osobní vztahy. Lidé se k vám často obracejí, protože můžete propojit různé skupiny. Nevýhodou tohoto stylu komunikace je, že můžete někdy obtěžovat partnery analytického typu, kteří mají rádi tvrdá čísla a logické diskuse.

Podívejte se na další video nejdůležitějších obchodních komunikačních dovedností.