Obchodní etiketa

Služební korespondence je velmi zvláštní žánr, který musíte zvládnout, pokud se chystáte vylézt na kariérním žebříčku. Dobré obchodní psaní dovednosti budou sloužit vám věrně: budou pomáhat při komunikaci s podřízenými, nadřízenými a partnery, bude klást důraz na vaše vzdělání a výhled. Komunikační styl by měl být omezen, zaměřen, bez odchylky od daného tématu.

Jakákoli komunikace: osobní i písemná je interakce s lidmi za účelem výměny informací, dojem, dohody. Nic lidského není nám cizí, občas dáváme svobodu emocím, ale v podnikatelské sféře by nemělo být místo pro rychlý projev našich pocitů, charakterových rysů a temperamentu.

Důležitým rysem obchodní komunikace je, že nemůže být přerušena v polovině věty. Pro každý přijatý dopis musíte napsat odpověď, i když ji nechcete. Pokud jste přijali hovor a nemáte čas vyzvednout telefon, musíte zavolat zpět. Komunikace s některými lidmi je samozřejmě nepříjemná. Proto seznam povinných vlastností manažera znamená toleranci stresu.

Obchodní jednání, telefonování nebo obchodní korespondence e-mailem budou jistě mít nějaký účel. V důsledku toho musí strany dospět k závěrům, diskutovat o projektu, dohodnout se na strategickém partnerství a tak dále.

Písemně existují možná další omezení a konvence než ústní. Komunikovat s účastníkem přímo, osobně, můžeme zaměřit intonaci na konkrétní skutečnost, objasnit něco, pokud nám nerozuměl. Pokud dojde k chybě řeči, můžeme ji ihned opravit. Ale v oficiálním dopise musíme být velmi jasní a přesní, aby slova neznamenala dvojí výklad.

Říkali: „Papír může všechno vydržet“, což znamená, že můžete psát i nespolehlivá fakta. Jsme toho názoru Musíte vést obchodní korespondenci tak čestně, jak je to jen možné. Mimochodem, nyní jsou papírové dopisy stále menší. Jedná se v zásadě o smlouvy a jiné dokumenty. V tomto případě se hlavičkový papír používá jako důkaz vysokého stavu organizace.

Ve většině případů probíhá ve většině případů obchodní korespondence ve virtuálním prostoru a má své vlastní zvláštnosti. Když se právě začíná dialog, je obvyklé psát pozdrav na etiketu, například: „Dobrý den, drahý Oleg Sergeeviči! ". A na následující adresu v průběhu pracovního dne může být pozdrav snížen.

Písemná komunikace, včetně elektronické pošty, vyžaduje dodržování jazykových standardů a dokonalou gramotnost. Konec konců, korespondence bude otevřena před tím, než vzdělaný partner bude mít vaše prostory. Proto Vám doporučujeme zkontrolovat písemně pomocí speciálních služeb, pokud si nejste zcela jisti svými vlastními znalostmi.

Uvádíme obecná pravidla, která vyžaduje etika elektronické komunikace. Jsou to docela jednoduché, ale mnoho z nich je zanedbává:

• začátek každé věty je napsán velkým písmenem;
• na konci fráze je vložena tečka tak, že význam čtení je jasný;
• je vhodné použít seznam s odrážkami nebo číslovaný seznam k vyřešení problému a navrhnout řešení;
• pro jasnost je dobré použít tabulky, grafy, diagramy;
• Nesnažte se vypadat jako zvlášť inteligentní, vzdělaný partner, nekomplikujte jednoduché myšlenky s nadměrnými účastnickými a nestrannými obraty;
• čím jednodušší vyjadřujete své myšlenky, tím lépe;
• Ačkoli v každodenním projevu, kultura vyžaduje vyhnout se žargonu, v obchodním prostředí profesionální žargon a půjčování od angličtiny jsou nyní považovány za dobrou formu (ale nepřehánějte to!).

Rozlišují se následující typy zpráv:

• propagační nabídky;
• poděkování;
• doprovodné;
• záruka;
• připomenutí;
• varování;
• nabídky spolupráce.

Kromě obecných pravidel je důležité znát některé detaily obchodního psaní. Předkládáme pravidla, která budou ve většině případů vhodná.

Začátek e-mailu se nazývá záhlaví. Je to logo organizace. Vždy je užitečné mít šablonu s tímto logem na ruce (tj. Na ploše počítače).

Na rozdíl od offline komunikace, moderní pravidla nezavazují přivítat adresáta a vy můžete okamžitě, volat jej jménem a patronymic, uvádět podstatu záležitosti. Mnoho z nich však na začátku zprávy píše: „Dobré ráno! "" Dobrý den! "Dobrý večer!" "Nebo" Pozdravy. " A neexistuje ani žádná odchylka od normy.

Požadavky na hlavní část dopisu naznačují, že se jedná o význam korespondence. Rozdělení textu do odstavců je považováno za dobrou formu, znamení pozorného postoje vůči partnerovi. V každém odstavci je pojmenován a zveřejněn jeden nebo jiný aspekt tématu. Kromě identifikace problému je obvyklé navrhovat způsoby jeho řešení. Abych tak řekl, abych odhalil obchodní nápad v miniatuře.

V závěrečné části zprávy lze vyjádřit jak formální, tak i osobní pocity. Znění „S pozdravem ...“, „S pozdravem ...“ („nejlepší pozdrav“ v angličtině) nebo více emocionální přání „Přeji hezký den! ".

V osobním podpisu musíte uvést příjmení a křestní jméno (av některých kruzích také prostřední jméno). Měly by být také telefonní čísla, na která se můžete dostat: mobilní a kancelářské město. V poslední době je v módě elektronický podpis s logem společnosti.

Další odkaz na elektronický portál organizace slouží jako další reklama av budoucnu může zvýšit návštěvnost těchto stránek.

Většina zaměstnanců úřadu má velmi rozsáhlý archiv dopisů v elektronické schránce. Aby se tazatel nemohl zmást v dlouhé korespondenci, doporučuje se zaslat dopis ve formě odpovědi. Když kliknete na odpovídající desku na začátku řádku předmětu, zobrazí se anglická zkratka "Re ...". To je velmi výhodné, protože adresát si okamžitě zapamatuje průběh korespondence.

Můžete uložit celou historii virtuální komunikace s účastníkem a můžete zanechat pouze poslední nebo nejdůležitější citace. Moderní obchodní etiketa vyžaduje poměrně rychlou reakci na dopisy. Koneckonců, za pracovním počítačem trávíme značnou část našeho dne. Poštu lze navíc kontrolovat z mobilních zařízení.

Pokud má zpráva zvláštní význam a naléhavost, pak je dovoleno psát sms nebo zavolat, aby vám dopis připomněl.

V tvůrčí komunitě není přijímání známek akceptováno a navíc je zesměšňováno a odsouzeno. Ale v obchodní korespondenci, razítka pomáhají odrážet standardní situace.

Je užitečné si vytvořit virtuální prasátko stabilních výrazů a frází. Strukturovaná komunikace, kancelářská práce a řešení formálních otázek jsou postaveny na těchto klišéch. Například sympatie je vyjádřena obratem "Bohužel jsme nuceni vás informovat ...". Pocit uznání se odráží v této službě: „Děkuji za neocenitelný příspěvek ...“. A konečně radost: "Jsme hrdí na to, že vás můžeme informovat ...". Poslední věta: „Spoléháme na další plodnou spolupráci“ vyjadřuje naději na další obchodní kontakty.

Mluvili jsme tedy o etiketě obchodní korespondence. Tato pravidla jsou nezbytná, aby komunikace byla co nejpohodlnější a nejplodnější. Použijte je a uvidíte, že vaše záležitosti ve službě proběhly hladce!

Další informace o pravidlech obchodní korespondence včetně e-mailu naleznete v následujícím videu.