Fáze obchodní komunikace

Komunikace je proces interakce mezi lidmi, který zahrnuje výměnu, hodnocení a pochopení informací. Pokud jde o obchodní komunikaci, používají se určitá pravidla a předpisy, které usnadňují interakci partnerů. Při zohlednění správného sledu dodržování nezbytných etap podnikové komunikace zajistíme dosažení požadovaného výsledku, preferovaného pro oba partnery.

Obchodní komunikace je vícestupňový proces zahrnující vytváření a další zlepšování propojení mezi lidmi spojenými se specifickými potřebami. Tento proces zahrnuje přenos důležitých informací, rozvoj konceptu interakce, vnímání a chápání partnera.

Obchodní komunikace má řadu funkcí, jejichž znalost pomůže pochopit podstatu tohoto typu interakce:

• Hodnota reputace. V podnikání je tvář podniku pověst, která je základem, na kterém je v budoucnu budován úspěch společnosti. Z tohoto důvodu je obchodní komunikace zaměřena na její zachování a ochranu.
• Jasnost a přesnost. Jasná a jasná definice cílů zajišťuje efektivní profesní rozvoj, usnadňuje rychlou samoorganizaci a vytváření odpovědnosti.
• Společný podnik, ziskový pro obě strany. V obchodní interakci se nemůžete starat o blaho jen jedné strany. Jednota partnerů a oboustranně prospěšná pozice zajišťuje úspěch a skvělý výsledek pro obě strany.

Výsledek obchodní komunikace závisí na tom, jak pečlivě je proces organizován. Ve struktuře obchodní komunikace lze rozlišovat určité etapy. K dosažení tohoto cíle přispěje poznání hlavních bodů takové komunikace a norem chování, které odpovídají jednotlivým fázím.

Tato fáze zahrnuje přímou organizaci zasedání. V první fázi je nutné sestavit plán s konkrétními otázkami a několika řešeními problému. Je nutné analyzovat pohledy vyjednávacího partnera a zvolit nejpřínosnější vztahovou strategii; Doporučuje se předpovědět výsledek konverzace. Přípravná etapa je doplněna organizačními okamžiky: označení místa a času jednání.

Psychologický portrét účastníka rozhovoru, který se vyvíjí ve vašich očích, závisí na určitých okolnostech, na době trvání známého, na informacích o osobě, která byla přijata od jiných zaměstnanců. Existují verbální i neverbální akty chování, které umožňují vytvořit psychologický portrét účastníka:

• způsob mluvení (obsah, konzistence, trvání, expresivita a zvláštnosti řeči);
• gesta a výrazy obličeje;
• konkrétní akce (pohyby a držení těla, vzdálenost mezi účastníky, dotyky);
• tělesné pohyby (dotyk, pohladění, hlazení).

Důležitou funkcí při vytváření psychologického portrétu je studium vzhledu partnera. Jedná se o preference v oděvu, čistotě, čistotě a bezvadnosti vzhledu, dodržování módních trendů nebo jejich ignorování, kopírování oblečení, které nosí ostatní lidé.

Definování psychologického portrétu zaměstnance je nutné se zaměřit na jeho osobnost:

• příroda (zájmy, zásady, plány, preference);
• chování (kompetence, životní dovednosti, profesní zkušenosti);
• duchovní stránka osobnosti (jedinečné rysy procesů a vlastností intelektuální, kognitivní a emocionální sféry);
• sociální a psychologické aspekty (postavení, sociální role, životní styl a specifika práce);
• biopsychické vlastnosti (temperament, pohlaví a věk partnera, zdravotní stav);
• vytvoření kontaktu.

Pro navázání obchodní komunikace je nutné vytvořit atmosféru příznivou pro vedení seriózní konverzace, která bude zahrnovat projev dobré vůle a zájmu partnera. To přispěje k měkkému úsměvu, zdvořilému pozdravu a pauze, což dává druhé osobě příležitost připojit se ke konverzaci a přímo se na ní podílet.

Standardní konverzace začíná realizací následujících akcí: zveřejnění cílů, výkon partnerů z jedné strany a druhé, hlas tématu, prezentace osoby, která konverzaci vede, vyhlášení pořadí výzkumu dané problematiky.

Tato fáze je nutná k určení vhodného vyjednávacího plánu a zvýšení zájmu o interakci od partnera. Tento postup může pomoci vtip, který by byl vhodný pro místo a čas.

Měla by také určit role, které budou strany vykonávat v průběhu obchodní komunikace. Proces je urychlen napodobováním partnera, zrcadlovým obrazem jeho držení těla, plasty, tónem hlasu, gesty. Po určité době (5-10 minut) je možný přechod na vyhlášení podmínek. Jsou vyžadovány stejné pozice. Můžete se přesunout na jinou pozici, která se projevuje neverbální komunikací.

Během této fáze by měl být kladen důraz na podobnosti, nikoli na rozdíly. Díky těmto jednáním pomůže dosáhnout požadovaného výsledku. V případě neodstranitelných rozdílů se doporučuje přejít na neutrální pozici, která neznamená vaše vlastní hodnocení.

Nezapomeňte, že jsou nutné přesvědčivé důvody. V tomto případě byste měli dodržovat určitá pravidla:

• Prezentace myšlenek by měla být prováděna pomocí jednoduchých, srozumitelných, přesných a přesvědčivých frází.
• Bylo by vhodné tyto argumenty přizpůsobit identitě partnera.
• Je vhodné jasně a jasně předložit své důkazy.
• Když už mluvíme o problému, musíte být pevný: nemůžete dát, pokud jste přesvědčeni svým názorem.
• V rezervě potvrzující závěrečné práce by měl být vždy jeden závažný důkaz (v případě, že účastník rozhovoru začne pochybovat o rozhodnutí).
• Doporučuje se použít spolehlivá fakta, která by umožnila rozhodovateli neprodleně rozhodnout.
• Nevzdávejte se, dokud partner nakonec nepotvrdí své odmítnutí.
• Měli byste použít nejpřesvědčivější argumenty ve prospěch svého postoje a snažit se vyjádřit myšlenky tak, aby se o účastníka plně zajímali.

Při interakci je vždy těžké vyhnout se různým diskusím. Hlavním úkolem, který je třeba v takové situaci řešit, je prokázat správnost partnera (vyloučením pochybností, určením motivů odporu, obrannou reakcí, přemýšlením o taktice). Zároveň je třeba se vyhnout kategorickým úsudkům, jinak se vše ukáže jako opačný.

Pokud dosáhnete porozumění, další interakce nezpůsobí vážné potíže. Poté budete muset najít společný přínos. Partner by měl mít možnost převzít iniciativu.

Jeho účast na dosažení požadovaného cíle by měla být sledována. Pokud je vaše vlastní rozhodnutí mnohem silnější než rozhodnutí partnera, měli byste pečlivě zvážit jeho návrh a vysvětlit, proč by měla být tato myšlenka vylepšena, na jakém základě je výhodnější zaujmout jiné stanovisko.

Formulová kritéria by měla být přeložena do konečné verze. Poté musíte přistoupit k dohodě. Doporučuje se podrobněji popsat povinnosti převzaté každou ze stran. Jakmile bude učiněno rozhodnutí, bude vhodné vyjádřit poděkování účastníka jednání.

Závěrečná fáze obchodní komunikace hraje velmi důležitou roli, a proto by jí měla být věnována stejná pozornost jako všem předchozím. Závěrečné stanovisko má dopad na image partnera jako celku a na partnerství, která jsou v současné době podporována a plánována. Měla by i nadále vykazovat dobrou vůli, respekt a takt.

Obchodní komunikace bude mít prospěch a zaručí dobré výsledky při použití následující pravidla a doporučení:

• Nápoje (čaj, káva) jsou nabízeny dle uvážení majitele nebo během zdlouhavých jednání.
• Během obchodních jednání nelze telefonovat. V tuto chvíli je lepší telefon vypnout. Je nutné respektovat partnera a obecný postup obchodní interakce.
• Pokud je jednání zakázáno, nechte místnost. Výjimečným případem je potřeba lékařské péče.
• Udržování pracovních poznámek je vítané, neboť zdůrazňuje zájem a pozornost partnera.
• Znamení dobrého vkusu - neptejte se na otázky týkající se obchodního tajemství partnera. To pomáhá vyhnout se rozpakům a nepohodlné poloze.

Vše o důležitých obchodních komunikačních dovednostech naleznete v následujícím videu.